Warum sollten Sie BI in Ihrer Kanzlei einsetzen?
Business Intelligence
das A und O für den Erfolg einer Kanzlei?
Die meisten großen Unternehmen setzen heutzutage Business Intelligence ein. Auch für Kanzleien bietet Business Intelligence viele Vorteile. Welche Mandate bringen am meisten Geld ein? Wo bestehen Liquiditätsengpässe wegen nicht abgerechneter Mandate? Business Intelligence gibt Aufschlüsse über wichtige Informationen in jedem juristischen Betrieb und bietet weit mehr als nur trockene Daten.
Als Business Intelligence, kurz BI, bezeichnet man Verfahren und Technologien, die Unternehmen nutzen, um geschäftliche Daten auszuwerten. Business Intelligence beinhaltet Data Mining, also die Analyse größerer Datensätze, beispielsweise Umsätze einzelner Bereiche eines Unternehmens.
Früher konnte ein einzelner Rechtsanwalt oder eine Rechtsanwältin seine/ihre Mandate im Kopf überblicken und die Unterlagen dazu in einzelnen Aktenordnern ablegen. Die Auswertung größerer Datenmengen war weder möglich noch irgendwie sinnvoll. Doch diese Zeiten sind längst vorbei.
Modernes Kanzlei-Business ist im Zeitalter von Legaltech deutlich komplexer geworden. Die größten Kanzleien haben Tausende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer Vielzahl von Mandaten. Das bedeutet eine Vielzahl von Akteuren, Transaktionen, Zahlen und Daten.
Die Menge und Vielfalt an Daten, die im Kanzleialltag anfällt, lässt sich als Rechtsanwaltskanzlei intelligent nutzen. Die anfallenden Daten können schlicht in Datenbanksystemen gespeichert und für begrenzte Zwecke verwendet werden. Oder: Sie werden – mit darüber hinausgehendem Nutzen – im Rahmen von Business Intelligence analysiert und eingesetzt. Auf diese Weise lassen sich Abläufe im Unternehmen optimieren und Kosten einsparen. Business Intelligence steigert bei richtigem Einsatz sowohl die Produktivität und die Effizienz als auch die Rentabilität einer Kanzlei. Große Kanzleien setzen Business Intelligence schon länger ein, kleine Kanzleien können dies nun auch.
Tiefe Einblicke ins Unternehmen durch übersichtliche Datenvisualisierung
Da in der Kanzlei anfallenden Daten in eine Business-Intelligence-Anwendung übernommen werden können, ist eine gesonderte händische Erfassung von Daten in einer Tabellenkalkulationsanwendung wie Excel nicht erforderlich.
Business-Intelligence-Anwendungen visualisieren Auswertungen, zum Beispiel in Balken-, Säulen-, Kuchen- oder Netzwerkdiagrammen. So lassen sich Werte, Verteilungen oder Häufungen in den Daten und Zusammenhänge viel besser erfassen als in bloßen Zahlenreihen.
Datenauswertung und Reporting
Ein wichtiges Element von Business Intelligence generell, aber selbstverständlich auch für Kanzleien, ist Reporting. Mit Business Intelligence können Umsatz- bzw. Zahlungsdaten zu einzelnen Mandaten ausgewertet und visualisiert werden. Dadurch lassen sich Fragen beantworten wie: Welches sind die einträglichsten Mandate und auf welche Mandanten und Mandantinnen verzichtet man besser? Wieviele Arbeitsstunden wurden für welches Mandat aufgewendet? Wie hoch ist der tatsächlich erzielte Stundensatz eines bestimmten Rechtsanwalts/einer bestimmten Rechtsanwältin bei einem bestimmten Mandat und wie entwickelt sich dieser? Welche Associates arbeiten effizient und wo besteht Verbesserungspotenzial? Welche Anwälte haben welche Mandate bereits abgerechnet und welche nicht? Bei welchen Mandaten, Rechtsanwälten/Rechtsanwältinnen und Partnern/Partnerinnen fallen wieviele nicht abgerechnete Stunden an?
Grafik?
Komplizierte Partnerauswertungen lassen sich automatisieren
Mit Business Intelligence ist es möglich, sowohl Zahlungseingänge als auch nicht abgerechnete Leistungen und überfällige Rechnungen auszuwerten und visualisiert darzustellen – und zwar für jeden einzelnen Mandatsführer/jede einzelne Mandatsführerin oder auch nach Monaten, Jahren, Rechtsgebiet, etc. So kann bei nicht abgerechneten Leistungen gezielt auf eine Abrechnung hingewirkt werden. Bei Rechnungen lässt sich mit Business Intelligence herausfinden, warum ein Kunde nicht zahlt. Oder bei welchen Mandaten es eher zu offenen Rechnungen kommt. So kann die Forderungsabteilung schneller agieren, was am Ende ebenfalls die Liquidität der Kanzlei erhöht.
Mehr Produktivität in der Kanzlei durch Business Intelligence
Daten lassen sich mit Business Intelligence auf vielfältige Art und Weise miteinander in Beziehung setzen. Sie lassen sich unterschiedlich aggregieren, aber auch filtern und sortieren. Gibt es zum Beispiel Mandanten oder Mandantinnen, die besonders viele nicht abgerechnete Stunden verursachen? Durch eine BI-Auswertung kann dies sichtbar werden und so effektiver nach der Ursache gesucht und Abhilfe geleistet werden; man sieht Dinge, die man sonst nicht sehen würde. Data Mining, Datenanalysen und Visualisierungen sorgen für mehr Wissen über das eigene Unternehmen. Auch werden vorhandene Personalressourcen effizienter eingesetzt. Ohne Daten würden Ressourcen weniger optimal genutzt werden, was gerade bei großen Kanzleien erhebliche Geldbeträge bedeuten kann. Welche Rückschlüsse am Ende gezogen werden, bleibt trotzdem allein Sache der Kanzlei, die sich für Business Intelligence entscheidet.
Auch gegenüber Mandanten und Mandantinnen lassen sich unternehmerische Entscheidungen einer Kanzlei besser begründen, wenn sich Entscheidungen mit konkreten Zahlen untermauern lassen. Business Intelligence führt intern, aber unter Umständen auch extern zur mehr Transparenz.
Business Intelligence bringt Nutzen für unterschiedliche Entscheider und Abteilungen einer Kanzlei – von der Geschäftsleitung und Partner Associates über die Buchhaltung und das Controlling bis hin zur Compliance.
Einsparpotential durch Business Intelligence
Auch schon bei kleineren Kanzleien kann sich ein Investment in Business Intelligence schnell amortisieren, wenn dadurch ein Kostenfaktor, wie beispielsweise „Zeitfresser“-Mandate erkannt und so reduziert werden können. Auch wenn der Einsatz von Business Intelligence zunächst selbst mit Aufwand verbunden ist, etwa für die Einarbeitung in neue Software, kann die aus dem Einsatz resultierende Effizienz- und Produktivitätssteigerung diesen Aufwand schnell wieder wettmachen.
Datenspeicher im Unternehmen möglich
Daten, die im Rahmen von Business Intelligence gespeichert werden, können aus Datenschutzgründen in Deutschland oder der Schweiz gespeichert werden.
Je nach Wunsch einer Kanzlei ist es möglich, IT-Infrastruktur für Business Intelligence, also insbesondere Server, on premise, also vor Ort im Unternehmen, aufzubauen. Die On-Premise-Lösung ist grundsätzlich mit höheren Kosten verbunden als eine Standardlösung, aber bietet die Möglichkeit maßgeschneiderter Lösungen.
Benchmarking ermöglicht transparente und fairere Personalführung
Business Intelligence lässt sich auch mit Personalführung kombinieren. Wird in der Kanzlei die Personalführung unter Einsatz von Zielgrößen vorgenommen, ist es möglich, mit Hilfe von Business Intelligence ein Benchmarking durchzuführen. Dabei wird ein bestimmter Wert zu einem einzelnen Kanzleimitarbeiter oder einer Kanzleimitarbeiterin an einer Benchmark gemessen. Wird dies mit Business Intelligence umgesetzt, ergibt sich sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein genaueres Bild. Dies kann zu mehr Transparenz beim Einsatz von Zielgrößen in der Personalführung führen und zu mehr Motivation innerhalb der Belegschaft einer Kanzlei.
Bessere Urlaubsplanung mit BI
Im Human Ressources-Bereich lässt sich Business Intelligence für eine effektive Urlaubsplanung nutzen. Mit Hilfe von Business Intelligence ist es nämlich möglich, saisonale Unterschiede zeitlich, zum Beispiel nach Quartal, auszuwerten. Die Kanzlei kann so sehen, in welchen Monaten viele wichtige Mandate bearbeiten werden und dies bei der Urlaubsplanung rechtzeitig berücksichtigen.
Wenn die Möglichkeiten von Business Intelligence im Kanzleibereich mit Legaltech kombiniert werden, ergeben sich weitere vielfältige Anwendungsmöglichkeiten. Business Intelligence eignet sich auch, um in einer Kanzlei kollaborativ Daten zu nutzen.
Business Intelligence eröffnet völlig neue Möglichkeiten, was die Optimierung von Geschäftsabläufen, die Planung und das Controlling der Kanzleistrategie und das kanzleiinterne Knowledge Management betrifft. Daher ist Business Intelligence ein nützliches und effektives Tool, das in keiner gut aufgestellten Kanzlei fehlen sollte.
Daniel N. Solenthaler – dank seiner mehr als 30-jährigen Erfahrung in der Softwarebranche, mit Schwerpunkt auf Kanzleisoftware, sowie einem Abschluss in Betriebswirtschaft der Universität St.Gallen ist Daniel N. Solenthaler ein ausgewiesener Experte für die Digitalisierung von Anwaltskanzleien. Durch die Betreuung von Hunderten von Kanzleien verfügt er über ein umfassendes Verständnis für die Bedürfnisse der Branche und erkennt schnell Verbesserungspotenziale. Mit gezielten Prozessoptimierungen hilft er Kanzleien, effizienter, rentabler und dynamischer zu werden.
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