Kanzleisoftware Administration

Zeit gewinnen durch Flexibilität und Integration

Jede Kanzlei ist einzigartig. Unsere Kanzleisoftware timeSensor LEGAL bietet deshalb eine Vielzahl an Parametrierungsmöglichkeiten, um das System voll und ganz an ihre Bedürfnisse anzupassen. Diese Anpassung erfolgt in Zusammenarbeit mit unseren Projektleiter*innen während der Implementierung in Ihrer Kanzlei.

Zeit gewinnen durch Individualisierung

Viele Alltagsarbeiten einer Kanzlei sind repetitiv: neue Mandant*innen erfassen, Mandate anlegen, Rechnungen, Schreiben und Formulare erstellen. Unsere Kanzleisoftware timeSensor LEGAL unterstützt Sie in allen Bereichen dank cleveren Voreinstellungsmöglichkeiten und individuellen Anpassungen, welche Ihnen erlauben schneller und sicherer zu arbeiten.

Mehr Effizienz in der Kanzlei durch Vorlagemandate

Definieren Sie beliebig viele aktive Mandate als Vorlagen, welche sich bei der Anlage eines neuen Mandates auswählen lassen. Damit übernehmen Sie zum Beispiel ganze Abrechnungszyklen, Mahnschemen, Preislisten, etc. Gerade in grösseren Kanzleien mit vielen Einzelmandaten für Firmenkunden ersparen Sie Ihrer Administration viele unnötige Arbeitsstunden—jeden Monat. Ausserdem reduzieren Vorlagemandate das Risiko falscher Einstellungen, die im Nachhinein mühsam geändert werden müssen oder zu fehlerhaften Abrechnungen führen können.

Arbeiten Sie in Ihrer Kanzlei mit speziellen Datensätzen?

Kein Problem, erfassen Sie einfach Zusatzfelder, die Sie auf jeder Adresse und sogar auf jedem Mandat fortan ausfüllen und systematisch erfassen können.

Arbeiten Sie beispielsweise häufig im Verkehrsrecht, so ist es ein Leichtes, mit ein paar Klicks ein neues Feld zur Erfassung von Kfz-Zeichen oder sonstigen Merkmalen von Mandantenfahrzeugen zu erstellen. Vielleicht arbeiten Sie gelegentlich im Markenrecht? Richten Sie Zusatzfelder ein, um Marken und deren Ablaufdaten mit timeSensor LEGAL zu verwalten.

Kanzleisoftware

Zeit gewinnen durch intelligente Vorlagen

Als Administrator*in können Sie selbst Rechnungs- und Schriftstückvorlagen bearbeiten oder von Grund auf neu erstellen. Sie können entweder mit dem eingebauten «4D Write Pro» Vorlagen kreieren, die tief in der Systemdatenbank Informationen abgreifen oder für Microsoft Word® Vorlagen erstellen, um die Alltagsarbeit Ihrer Mitarbeiter*innen um ein Vielfaches zu erleichtern.

4D Write Pro Vorlagen

4D Write Pro ist das perfekte Werkzeug um Vorlagen zu erstellen. Gewinnen Sie mehr Zeit, indem Sie Formulare für Ihren Kanzleialltag erstellen, die sich automatisch mit Informationen aus Ihrer Kanzleisoftware timeSensor LEGAL Datenbank ausfüllen lassen.

Word Vorlagen

Gerade in der schriftlichen Kommunikation ist Microsoft Word® der Industriestandard. Dank der MS Word® Integration in unserer Kanzleisoftware timeSensor LEGAL können Sie mächtige Word-Vorlagen erstellen, die sich Daten aus der Datenbank greifen und dort im Dokument erscheinen lassen, wo sie gebraucht werden.

Vereinfachen Sie Ihren Alltag, indem Sie Vorlagen welche sich Anschrift, Anrede, Ort, Datum und vieles mehr automatisch aus dem System ziehen.

Excel Vorlagen

Für das Kanzleireporting können Sie auch komplexe Excel Vorlagen vorbereiten und im Bericht Editor der Software hinterlegen. Diese Vorlagen können durch einen Skript (eine kleine Programmierung) automatisch befüllt werden. Die ausgefüllte Excel Datei kann direkt aus timeSensor LEGAL heraus per eMail versandt werden. So wird das monatliche Reporting zum Kinderspiel.

Sicherheit durch individualisierten Systemzugriff

Jede Funktion in unserer Kanzleisoftware timeSensor LEGAL kann für einzelne Mitarbeitende freigeschaltet oder eingeschränkt werden

Funktionen und die damit verbundenen Buttons sind für Mitarbeiter*innen nur dann sichtbar, wenn Sie darauf auch Zugriff haben. Als Administrator*in kontrollieren Sie die Personalzugänge über Gruppen, welche Sie frei erstellen können.

Definieren Sie Zugangsgruppen zum Beispiel gemäss Status der Mitarbeitenden: Partner*in, Anwält*in, Backoffice, Praktikant*in, Lehrling. Nun können Sie zum Beispiel sehr granular bestimmen, welche Funktionen den Mitgliedern der Praktikantengruppe zur Verfügung steht. Vielleicht beschränkt sich der Zugriff auf das Timesheet? Dann werden die Praktikanten nur einen „Timesheet“ Button vorfinden.

Die Beschränkung der Zugriffsrechte über Mitarbeitergruppen erhöht einerseits die Sicherheit in der Anwendung und reduziert andererseits für die Mitarbeitenden die Komplexität, da sie nur noch die Funktionen sehen, die ihnen zugedacht sind.

Verwaltung von Zugriffsprofilen

Die Administrationsrolle

Als Administrator*in haben Sie Zugriff auf sämtliche Teile unserer Kanzleisoftware timeSensor LEGAL. Sie können die individuellen Konten Ihrer Mitarbeitenden verwalten, Gruppen bestimmen, Basisdaten ändern, Vorlagen verwalten und die Grundparameter der Software anpassen.

Je nach Ihren Skills können Sie weitergehende Aufgaben rund um timeSensor LEGAL erledigen, wie z.B. das Einstellen und Überwachen der Datensicherung oder das Update der Software, oder Sie können solche Aufgaben über ein Server Monitoring an die timeSensor AG delegieren.

Effizienter arbeiten durch Schnittstellen

Administrator*innen haben auch Zugriff auf die Schnittstelleneinstellungen. Sie können etwa Ihre Buchungsdatensätze mit einem Klick an eine externe Buchhaltungssoftware exportieren, oder Sie Ihre Starface® Telefonanlage an unsere Kanzleisoftware timeSensor LEGAL anbinden. Die EWS Schnittstelle für Microsoft Exchange® erlaubt die Übertragung von Terminen und Kontakten zu den jeweiligen Exchange Accounts.

Weitere Schnittstellen sind verfügbar oder können durch unser Entwicklungsteam auf der Basis von SOAP oder REST individuell integriert werden. Oft sind es die Schnittstellen zu bestehenden Lösungen, welche einen grossen Mehrwert bringen.

Möchten Sie mit einer Kanzleisoftware mehrere Kanzleien verwalten?

Ab der Business-Edition können Sie unsere Kanzleisoftware timeSensor LEGAL in getrennte Datenräume unterteilen und somit getrennte Kanzleistrukturen abbilden. Ausgewählte Daten können Sie trotzdem übergreifend zur Verfügung stellen. So bleibt zum Beispiel die Buchhaltung separat, aber der Interessenskonflikt-Check erfolgt übergreifend.

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